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办公室秘书的职业规划 篇2

一、背景与意义

文秘是一种综合性极强，涉及领域甚广的职业，大到国家机关、事业单位，小到地方私营企业都少不了文秘工作。近几年秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势，并且对秘书人才素质的需求越来越高，但是文秘专业毕业的学生专业知识不扎实；个人能力水平低，动手实践能力不强；综合素质不高，难以胜任机关、企业所招聘职位的需求。并且刚毕业的学生大多有浮躁，急功近利，想拿高工资，谋求高职位的不健康的就业心态，而不满意文秘的工作岗位。对自己的工作岗位没有清晰的规划，不知道该做什么，该怎么做。

近年来，企业、机关对新近毕业的文秘专业毕业生的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等不尽满意，文秘专业的毕业生面临严峻的“就业寒冬”。文秘专业毕业的学生就业难，而企业难招聘到符合企业本身发展需要的文秘工作人。

所以文秘专业的大学生应该要提高自己的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等方面的才能，树立先就业，再择业的正确就业心态，按部就班，一步一个脚印在激烈竞争的社会占有一席之地。

二、内容

文秘工作是围绕办文、办事、办会开展工作的。对文书信函，新闻稿撰写，有需要的文字材料的准备和起草工作，对文书、文件的办理处理，文书、文件的打印、*、收发、传递，立卷及归档。

从事文秘工作的人的终极目标是高级秘书，也就是通常所说的办公室主任或秘书长、其次是秘书、助理，最后是文员，文员是从事文秘工作的人的初次择业岗位。

文秘人员应该要有多元化才能，懂得一国甚至两国以上的语言，具有一定的语言处理能力和计算机技能。组织能力，文秘不仅一个职位，更是一个组织者，要为各种会议和活动作计划，并落实安排。同时，还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。沟通能力，文秘人员需要和老板、同事以及客户打交道，要善于协调企业内外部的关系。获取新知识的能力，文秘人员必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能，特别是在办公技术方面，需要跟上计算机应用的发展步伐。团队合作能力，文秘人员要参加到许多实际项目中去，要收集信息，要督促团队努力工作。

作为文秘人员还应该在实际工作中不断吸取经验，学习更多的知识和技能。

三、方案

没有人一蹴而就，都需要自己一步一个脚印，文秘工作犹如是。

一、初次择业岗位

初级文秘――办公室文员、主管助理

工作任务：拟写，收文、发文处理，文档管理，会议前筹备、会议中服务和会议后落实，办公室日常接待，办公室日常事务管理，办公用品与设备的使用和管理，办公环境管理。

职业技能：

1、拟写事项性通知、商洽函、传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信以及各类型的启事。

2、对文书进行立卷归档；

4、按要求发送会议通知，*会议证件和指示标识，预定会议室，预定并确认会议住宿，确定最终参会人员；

5、按要求接站，完成签到工作，引导与会人员就座；

6、安排与会人员返程，清退会议文件资料，整理会议室；按要求签收、拆封、登记和分发文书；

7、确定归档范围

8、按外企的职业要求着装，接打*，迎送来访者，招待来访者设计、填写接待记录与*记录表；

9、安排会议室，安排用车，处理邮件；

10、发放办公用品，使用打印机打印文档，使用传真机收、发文件并对结果进行确认，使用复印机复印文件，碎纸机销毁文件；

11、维护接待室、会议室等相关公共区域的环境，维护上司的办公室环境及本人的办公环境。

要有良好的组织、沟通能力，流利的英语听说读写能力，熟练的计算机操作技巧，行为举止大方、谈吐文雅、文明礼貌是文秘人员要具有的基本素质。作为文秘专业的毕业生，在大学课堂上听说读写的专业训练和实际操作必须懂得以外，还要做到以下几点：

1、取得CET4、6级证书，作为文秘专业的学生不仅要掌握文秘专业的技能还要在此基础要学习英语。因为随着国际化，机关企业少不了与国际接轨，懂得英语，会应用英语成为文秘专业的一项技能要求，会英语、懂英语、会用英语，取得CET4、6级证书会成为文员的闪光点。

2、取得计算机办公软件中级证书；多阅读，作为文员怎样才能增加自己听说读写的能力，那无疑就是让自己多阅读，多看书，并且多看应用文写作的书，这对文员的工作很有帮助。

3、熟悉地图和交通，作为文员会经常有需要的采*、预定、接送，熟悉路线和交通会很有用处。

4、多参加机关企业组织的各种活动，让自己在实践中学习到为人处世的知识和经验。

5、与周围同事搞好关系，会让工作事半功倍。

二、再次择业岗位

中级文秘――经理助理、秘书

工作任务：商务文书拟写、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常事务管理、办公环境管理、商务活动实施、信息管理。

职业技能：

1、拟写会议纪要、意见、合同、可行性研究报告；

2、制订档案管理制度，选择档案管理模式；

3、拟订会议策划方案，审核会议的筹备方案，组织与培训会议工作人员；

4、主持会议，督查会议决议的落实；

5、管理团队，陪同协助上司工作，拟订调研方案并组织实施；

6、实施并监管组织的安全运营，评估办公环境管理状况

7、安排参观活动、签字仪式、典礼仪式、展览活动、商务谈判、招商活动；

8、利用信息辅助决策，制订信息工作制度。

中级秘书，作为机关企业领导的助手，只有单单的专业技能是不能胜任的，在这个阶段也恰恰是作为文秘人员的发张阶段。知识，以及各方素养也应该增长。作为中级秘书是为上级分担工作的，除了秘书必须具备的听说读写能力外，还要学习和增长一下几方面的知识和能力：

1、应变能力的提升，作为中级秘书，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定机动性和灵活性。

2、了解和学习人力资源知识，对人力资源知识进行学习，会成为让你在秘书的发展过程中有很大帮助。

3、提升中英文口语、阅读和写作能力，每天读记单词，朗读文章，多写作，多看书，会保持这项能力，而这项能力的保持和提升，会让你在秘书这条路上走得更加顺畅。

4、提高组织、协调、沟通、领导能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力，判断与决策能力，以及计划和执行能力，多参加公共活动，多与人交流，提高这些能力。

5、学习公共管理的知识或者人力资源的知识等。

6、了解和学习金融、经济方面的知识，会让以后的路走得更加顺畅。

三、终极目标岗位

高级文秘――办公室主任、企业总裁秘书

工作任务：商务文书拟写、收文、发文处理、文档管理、会议前筹备、会议中服务和会议后落实、办公室日常接待、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、办公环境管理、信息管理 。

职业技能：

1、拟写通告、通报、决定、请批、批答函、总结、述职报告，制定计划；

2、审核文书，拟办文书，承办文书，催办、注办文书；

3、提供并利用档案，编写档案参考材料，管理电子档案；

4、拟订各种会议的筹备方案，督查会务的筹备情况，审核会议文件，与上司沟通会议的有关事宜，拟订会议的应急方案；

5、提示会议按计划进行，监督会议经费的使用，处理会中突发事件

6、对会议进行总结，评估会议工作

7、安排涉外礼宾次序，涉外迎送仪式，涉外会见会谈和拜访，涉外宴请，选择馈赠礼品；

8、提出改进办公流程的建议，处理突发事件的预防及应对措施，督促检查各项事务的完成情况，制定工作计划，确定承办期限，进行工作评估

9、制定办公用品和办公设备的采购程序，提出采购办公用品和办公设备的预算方案，调配办公资源；

10、选择办公模式，提出办公室布局方案；

11、加工、编写信息材料，提供并利用信息，反馈信息。

高级秘书是管理者、是参谋者、是要支持上司工作的下级，要有从事文秘工作4―5年的工作经历，要拥有沟通能力，执行力，公关能力，应变能力，判断力，创新力，领导力，决策力等一般能力，和初级、中级秘书的各类技能和学识以外，还要学习和拥有以下几点：

1、学习和取得工商管理、企业管理、行政管理、企业管理或者行政管专业的知识和本科毕业证，这要成分利用个人的剩余时间进行学习和考试。

2、学习法律相关的知识，例如法律与金融有关方面的知识；

3、熟悉和了解行业的相关信息；经常阅读期刊，周刊和报纸；

4、熟练的使用一门外语；

总结

没有人天生就是做某个行业的天才，也不是人人都从事同一行业。在提高理论知识和动手能力，完善自我，升华自我的过程中，随着社会的日益进步，不断汲取知识，才确定自己要做的职业。从事文秘的人员须不断调整自身结构，以适应社会的变化和发展，只有当自己心理素质日益成熟、完善，有德、有才、有识时，才能成为一名优秀的文秘人员。

四、指导教师评语

该生在设计期间积极与老师联系沟通，认真了解设计要求并按时按量完成各项设计任务。选题具有社会价值及实践意义，设计方案合理，格式规范，准予通过。

办公室秘书的职业规划 篇1

（一）自我分析

1、优势

（1）有较强的形象思维能力，善于用文字表达个人的思想和感情，对于文学写作比较精通。在学习上，刻苦认真，有钻劲，学习习惯良好。

（2）性格较温和，比较容易与人相处，心胸开阔，大度，对待生活学习积极乐观。向往自己美好的理想，有坚定的信念，并为之付出不懈的努力。

（3）气质类型属于粘液质，安静、稳重，善于克制自己，能较有条理性地处理各种事情，具有从容不迫而又严肃认真的品格。

（4）待人接物的能力较强，应变能力和动手能力也较强。喜欢细心观察周边事物的变化，注重自己对一些事物和现象的感悟和体认。

（5）学校比较重视文秘这个专业，重视学生的综合素质的培养，加大培养力度。积极调配相关的学习资源，展开一系列相关的活动，开设了相关的课程，为我们提供较好的学习和锻炼环境。

2、劣势

（1）长期生活在较封闭的学校，缺乏相应的社会经验和工作经验，实践能力较弱，不了解当今社会的经济形势。

（2）在学习上，对知识的追求较被动，缺乏表现自我的勇气和信心，只注重写的能力而忽视了说讲的能力，口才不好，演讲能力不高。

（3）不是很积极参加可以锻炼自己能力的各种活动，对于上台展现自我风采有一种惧怕感。在这方面走不出自我，不能超越自我。

（4）现今竞争日益激烈，对秘书专业人员的能力要求不断提高，秘书需要发展各个方面的才能，文秘人员的综合素质被提出了较高的要求。文秘人员往往身兼多职，集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识。

（二）专业认识

专业方向：，文秘

文秘是随着科学经济高速发展，信息传播急剧膨胀，社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性的职业，文秘工作越来越趋于现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。

对于文秘专业，有的人或许对“秘书”这个词有些偏见，但在我心中，秘书是一个成长得最快的职业，并且他可以在领导身边学到很多为人处事的经验，避免自己在生活中多走一些弯路！在提升自己的内涵方面也起到一定的作用！它可以作为终生职业，可以成为晋级的阶梯，可以成为创业的起点！不论哪个职业只要自己抱着积极的态度去做，让它成为自己成功的基石，我相信我就可以在那一行干出成绩！

就业方向：主要到各大工商企业、行政事业单位和经济管理部门、从事文秘写作、办公室管理和公关策划、设计、组织等实务管理工作。

（三）职业生涯目标

（1）短期目标（一年左右）

在文员、行政助理等初级秘书岗位上，熟悉本组织系统基本情况，包括办事程序、业务标准等。踏实努力，建立基本的人际关系，同时继续提高各方面的能力，全面提高综合素质，为以后的目标打好基础。

（2）中期目标（三至五年）

努力晋升为办公部门业务主管或成为办公部门公认的业务骨干，能很好的与下属交流，并打成一片，在工作思路、工作方法方面能与领导保持高度一致，具有解决实际问题的能力与技巧。

（四）职业生涯计划

目前，文秘人员的就业渠道已经由原来的面向行政事业单位为主转向企业单位，尤其是正在成长发展的各类中小型企业单位。这类企业规模相对较小，工作分工细化程度不高，因而对文秘人员的综合素质提出了较高的要求。文秘人员往往身兼多职，集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身，除了必须具备的文秘专业知识和能力之外，还要掌握其他非文秘专业的基础知识；不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力，还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”，搞接待、公关，还要为企业领导出谋献策、辅助决策。

1、专业技能培养计划

秘书职业资格证，普通话二级甲等，英语六级，计算机二级，熟练地掌握WORD、EXCEL、PPT等办公室事务处理软件。 掌握秘书最基本的职业技能。

2、素质拓展计划

多参加与自己专业方向相关的社团与课外活动，合理的协调、支配、管理自己的时间。

3、多参加社会实践活动

积极培养自身的社会实践能力、人际交往能力。

4、多阅读文学类、哲学类、经济类的书籍

扩展知识面，提高自身的修养，不断提升自身素质。

（五）自我监控

在生活中，学习中，有些时候我们总是不能够坚定信念，受其他一些因素的影响，可在那人的一生中，只有自己才是管理好自己的最佳者，对于做的好的地方，我们要继续保持，也要鼓励自己做得更好。对于做的不好的地方，要敢于承认，改正，要朋友、家人监督自己，与同学之间相互监督。

计划固然好，但更重要的，在于其具体实践并取得成效。任何目标，只说不做到头来都会是一场空。然而，现实是未知多变的，定出的目标计划随时都可能遭遇问题，要求有清醒的头脑。其实，每个人心中都有一座山峰，雕刻着理想、信念、追求、抱负；每个人心中都有一片森林，承载着收获、芬芳、失意、磨砺。一个人，若要获得成功，必须拿出勇气，付出努力、拼搏、奋斗。成功，不相信眼泪；成功，不相信颓废；成功不相信幻影，未来，要靠自己去打拼。 根据自己的能力给自己定位，不强迫自己，要快乐地学习，也要快乐的生活，保持平稳和正常的心态，按照目标和理想有条不紊，循序渐进地努力。

办公室秘书的职业规划 篇3

1、引言

高职院校中的管理工作有着很强的专业性、实践性。由于高职院校的西部秘书是高职院校系部各项工作的主要工作人员，并且是院校教务处和系部之间、系部主任和老师之间、老师和学生之间沟通教学工作的桥梁，是高职院校系部主任工作上的主要助手，是传递信息、反馈信息的重要通道，是整个教学工作中不可或缺的重要环节，系部秘书在高职院校教学工作中起到下传命令、传递和反馈信息、协调工作等的作用。因此，高职院校系部秘书应该具备教学教育方法、掌握专门知识、有工作执行力等多种能力。高职院校系部的秘书应该是素质高、业务能力强、人员稳定的一支队伍，这样可以有效的提高高职院校的管理水平、教学工作的质量。

2、高职院校系部秘书在工作中存在的问题

根据调查近几年各高职院校系部秘书的工作，我们可以发现目前很多高职院校系部秘书在工作中都存在着一定程度上的问题，比如说系部秘书本身的专业知识能力不够、工作执行力不够强等多种问题，下面我们将从几个方面大概分析一下目前各高职院校系部秘书在教学工作中所存在的问题：

2.1高职院校对系部秘书的重视程度不够

（1）目前我国大多数高职院校都比较重视教学工作，然而看轻管理工作。高职院校在发展期间，一般都过于重视教学工作的地位，系部的其他工作都是为了服务教学工作的'开展。在高职院校的高层看来，系部秘书的作用只是跑跑腿，因此给系部秘书安排的工作仅仅是按照计划安排各班的课程表、安排考试时间地点、跑跑腿送达文件或者是传递命令。还有很多高职院校管理层认为这些简单并且机械化的工作，并不需要过高的专业知识水平和专业技能，任何人都可以胜任，因此不重视对系部秘书的挑选工作。然而，整个高职院校的人才培养方案、专业课程体系的建立、师资力量的培养甚至是教学改革都需要系部秘书的参与。由于高职院校管理者对系部秘书理解方面的偏差，导致系部秘书的工作效果不高，不能为整个高职院校带来更好的利益。

（2）除了重视教学工作之外，我国很多高职院校都比较重视使用过程，并不重视培养过程。我国很多高职院校对系部秘书并没有培训，然而要求系部秘书完成很多工作。高职院校在教学管理工作上，对系部秘书的职位责任和工作的内容有着详细的要求，并且要求系部秘书根据院校工作的需求高质量、高标准的完成工作。在对系部秘书这么多工作要求下，高职院校应该对系部秘书进行工作上的培训。

2.2系部秘书自身能力的不足

由于很多高职院校对系部秘书工作的不重视心理，系部秘书本身也会产生消极的思想。有些高职院校系部秘书对管理工作并不上心，缺乏工作责任心，缺乏对自己职业的尊重和爱护精神，还缺乏对工作的积极性。他们缺乏工作热情，在管理工作上被动地接受工作任务，敷衍的完成上级或领导的指示，工作效率过低，对能推掉的工作就推掉。长期这样，他们也不注重提升自己的专业知识水平、专业技能等，全靠以往的经验来完成当前的工作，循序守旧，每天都机械的完成自己的工作任务。他们一天一天的懒散下去，完全丧失了对工作的热情，缺乏创新意识，缺乏对工作的探索意识。再加上一些系部秘书自身的素质并不高，沟通能力低，服务意识也不高，并不利于整个高职院校管理工作的开展。

2.3工作繁杂，缺乏吸引力

高职院校系部管理秘书这一工作的工作性质和岗位职责，要求系部秘书在自己的整个工作过程中不断的提升自己的专业知识水平和专业技能、不断学习提高自身的综合素质和业务能力。高职院校系部秘书的工作主要是按照院校的计划安排整个院校的教学工作、管理教学档案、管理学生的教材、管理院校的考试时间地点等事务性的工作，系部秘书还要协调院校之间各种的关系、处理多种突发事件以及撰写各种资料数据等为了保证高职院校系部教学管理工作的正常进行。为了整个高职院校教育管理工作的正常进行，系部秘书往往面临着繁重的工作任务、复杂的工作内容，系部教学秘书在整个工作中，应该时刻保持清醒的头脑，保持充沛的体力，保持高度的工作热情，在自身专业技能的基础之上开展自己的工作。这样繁忙的工作任务、复杂的工作内容、再加上领导同事关系之间的不愉快，系部秘书在工作之中，肯定会产生一种消极的思想情绪，厌倦自己的工作，慢慢丧失了对工作的积极热情，从而导致工作效率的大幅度降低，导致整个高职院校管理工作不能顺利正常进行下去。

3、高职院校系部秘书的职业规划和发展路径

高职院校系部秘书在整个院校管理工作中，从写文件到下达命令、从整理文件到整理档案、从沟通各阶层关系到对外管理，有一点一滴的小事也有大的财务管理等重要的事，任何一件事情都容不得一点马虎。目前高职院校系部秘书所存在的一些问题，我们应该想办法解决，因此要制定系部秘书的职业规划和发展路径。

长久以来，高职院校管理层人们对系部秘书这一职位的认识并不周全，他们认为系部秘书的工作只是简单的每天重复一样的工作。然而，当今社会系部秘书的工作是一个具有行政管理和教学管理性质的工作。系部秘书在工作中需要在基本教学规律的基础之上，灵活的运用管理理论知识，并且在工作中需要投入自身的智慧、才能以及奉献精神。系部秘书虽然在高职院校中是一个并不起眼的小人物，但是他们的作用确实十分重要的。

3.3建立定期考评制度

为了鼓励系部秘书在日常不断学习，提升自己专业知识技能，高职院校可以建立绩效考评的制度。也就是指高职院校可以采取一定的考核方法，对系部秘书的工作情况、工作态度等进行一定的评价，并且记录成绩。进行绩效考评的主要目的是观察系部秘书的日常工作，从而提高系部秘书的日常学习能力。根据系部秘书在考评中的表现，可以适当的进行奖励或惩罚。对于在考评中表现不好的系部秘书，指出他存在的问题，并且提出改进的方法。对系部秘书的定期考评，还有利于高职院校系部对人才方面的调整工作的进行。对于在考评中表现良好的系部秘书，应该适当的奖励，这样才能积极的鼓励系部秘书在日后的工作中，更加努力。不同高职院校可以根据自己院校的系部秘书的职位性质，来完善各自的考评制度。考评制度的建立和完善，对整个高职院校管理工作的顺利进行有着十分重要的作用。

4、总结

系部在整个高职院校中起到至关重要的作用，而系部秘书则是系部管理工作的基层工作人员。总的来说，要想更好的提升高职院校的管理水平和教学质量，首先应该选用一批有着丰富的专业知识、很强工作执行力、综合素质很高的系部秘书。